AI TRAINING / 営業・事務
提案書や議事録を、一から書く手間を減らす。
記録をきれいにするだけでなく、次に誰が何をするかまで整理する。営業・総務・管理職に共通する、文章と情報整理の使い方です。
会議メモや提案条件を、一から書き直す
AIでたたき台を作り、人が確認して仕上げる
転記・書き出しの手間を減らし、内容の確認と提案に集中する。
仕事の流れを、具体的に。
たとえば、会議のメモから「決まったこと・担当・期限・未決定」を分ける。AIが補った内容を原文と照合してから、社内で使う表にします。提案書も、顧客の条件を渡して構成案を作り、担当者が事実と提案内容を確かめます。
架空の会議メモで行う演習です。実際の社内情報を使う場合の取り扱いルールも確認します。
実際の仕事には、こうつなげます。
- STEP 01
材料を渡す
会議メモや提案条件、読み手、必要な項目を整理します。
- STEP 02
形をそろえる
決定事項・担当・期限の表や、提案書の構成案を作ります。
- STEP 03
原文と照合する
抜けや推測がないかを確かめ、未決定の内容を区別して共有します。
会議のあと、誰が何をするかを明確に。
架空の社内会議メモを使った整理例です。「未決定」を勝手に埋めないことが、仕事で使うためのポイントです。
渡す材料：会議メモ
来月の相談会について。案内文の初稿は佐藤さんが10月8日までに作成。田中さんが会場候補を調べるが、締切は次の会議で決める。広告を出すかどうかは予算を見て判断。
目指す出力：行動表
| 作業・論点 | 担当 | 期限・状態 |
|---|---|---|
| 案内文の初稿 | 佐藤 | 10月8日 |
| 会場候補の調査 | 田中 | 期限未決定 |
| 広告の出稿判断 | 未決定 | 予算を確認して判断 |
この仕事をAIに頼む、具体的な指示例
教材用の指示例です。元画像や入力資料を添え、出力を確認しながら調整します。
# 目的 会議後に共有する行動表を作ります。 # 入力 以下の会議メモだけを根拠にしてください。 # 出力 「作業・論点／担当／期限・状態」の表。決定事項と未決定事項を区別してください。 # 条件 記載のない担当や期限は補わず「未決定」としてください。各行の根拠になった原文も別に示してください。 # 確認 表を作った後、原文と一致しない箇所がないか点検してください。
仕事で使う前に、ここを確認。
- 人名・日付が原文と一致しているか
- 提案や検討中の話を、決定事項にしていないか
- 誰が確認すべき未決定事項かを人が判断したか
定例会議、顧客との打ち合わせ、引き継ぎメモにも応用できます。書式をそろえることで、毎回整理し直す負担を減らす使い方です。
研修で身につけること。
- 情報を見出し・箇条書きで渡す方法
- 根拠を指定した要約と下書き
- 別の案件にも使える指示文の整え方
持ち帰るものの例
会議メモの整理表・提案書の構成案・確認チェック表
架空の教材を使用し、実顧客の機密情報は扱いません。1日の研修で取り組む範囲は、参加者の経験・環境・人数に合わせて事前に決めます。
資料で、内容を確かめる。
営業・事務の演習資料では、指示文や確認項目を使った演習の進め方をご覧いただけます。
営業・事務の演習資料を受け取る ↗基本情報の入力後、閲覧・ダウンロードできます。詳細ページの閲覧に登録は不要です。